W miarę jak jednoosobowa firma zwiększa swoje obroty i rozmach prowadzonej działalności gospodarczej, wielu przedsiębiorców zaczyna rozważać zmianę formy przedsiębiorstwa na inną, bardziej sformalizowaną. Na pierwszy rzut oka, kodeks spółek handlowych nie roztacza zbyt optymistycznych wizji, ograniczając dopuszczalność takiego działania jedynie do jednoosobowej spółki kapitałowej i – dopiero w toku kolejnych przekształceń – dalsze modyfikacje formy prawnej. Czy to oznacza, że przekształcenie działalności gospodarczej w spółkę cywilną jest niedopuszczalne? Odpowiadamy!
Rozważając prowadzenie działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej, przedsiębiorca musi zdawać sobie sprawę, że – w przeciwieństwie do jednoosobowych spółek kapitałowych – nie istnieją jednoosobowe spółki prawa cywilnego. W praktyce oznacza to, że wspólników musi być co najmniej dwóch i muszą oni być związani węzłem w postaci kontraktu ustalającego ramy i zasady współpracy, zarówno w obrębie prowadzenia spraw spółki, jak i jej reprezentacji na zewnątrz.
Przepisy prawa nie narzucają określonej formy spółki cywilnej, jednak przyjęło się, że zazwyczaj jest to forma pisemna (przepisy wskazują ją pod rygorem ad probationem), chyba że wkładem przynajmniej jednego ze wspólników będzie np. nieruchomość lub przedsiębiorstwo. Wtedy konieczne będzie dochowanie jednej z form szczególnych (aktu notarialnego lub formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym).
Umowę spółki zawierają osoby będące przedsiębiorcami i, mając na względzie istotę przekształcenia formy, jedna z nich musi być osobą fizyczną, która prowadzi indywidualną działalność gospodarczą.
Odpowiedzialność wspólników ma charakter osobisty i solidarny. Oznacza to, że za zobowiązania wynikające z działalności spółki odpowiadają oni zarówno majątkiem wspólnym wniesionym do spółki w postaci wkładów, jak i całym majątkiem osobistym. Solidarność daje zaś wierzycielom możliwość egzekucji z majątku jednego wspólnika, kilku lub wszystkich. Odpowiedzialność dotyczy zarówno zobowiązań kontraktowych, deliktowych, jak i tych, które powstały z tzw. bezpodstawnego wzbogacenia.
Co istotne, jedna z niewielu norm o charakterze imperatywnym regulujących spółkę cywilną zakłada, że nie można wyłączyć odpowiedzialności wspólnika za zobowiązania spółki wobec osób trzecich. Dopuszczalne jest co prawda ograniczenie jego udziału w stratach, ale ma to jedynie znaczenie w relacjach wewnętrznych między wspólnikami w kontekście ewentualnego regresu.
Zasadniczą różnicą pomiędzy spółką cywilną, a formami wymienionymi w kodeksie spółek handlowych jest, że pierwsza forma nie ma osobowości prawnej i nie występuje w obrocie prawnym ani gospodarczym jako odrębny podmiot (wyjąwszy sferę prawa podatkowego).
Spółkę cywilną co do zasady reprezentują wszyscy wspólnicy. To oni będą zawierali umowy z pracownikami, kontrahentami. Wspólnicy będą także ubiegali się o koncesje i ulgi i to oni, a nie spółka, będą stroną w ewentualnym sporze.
Należy podkreślić, że przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej nie jest zmianą formy prawnej w rozumieniu kodeksu spółek handlowych. Przedsiębiorca może jednak stać się wspólnikiem w spółce cywilnej poprzez:
Zawarcie umowy spółki cywilnej sprowadza się do współpracy przynajmniej dwóch przedsiębiorców, którzy nawiązują współpracę, ale każdy z nich wpisany jest jako odrębny podmiot prowadzący działalność gospodarczą w rejestrze (ze wzmianką o formie spółki cywilnej).
Oczywiście przedsiębiorcy nie muszą modyfikować wzorca umowy przewidzianego przepisami kodeksu cywilnego, ponieważ ustawodawca w sposób kompletny uregulował tę konstrukcję prawną. Niemniej jednak, w celu dopasowania umowy do uwarunkowań gospodarczych i założeń biznesowych, silnie zalecane jest stworzenie umowy spółki cywilnej „od zera” z uwzględnieniem oczekiwań poszczególnych wspólników. Co powinno znaleźć się w takiej umowie?
Założenie spółki cywilnej zaczyna się od rejestracji działalności gospodarczej. Jeżeli wspólnicy wykonali już ten krok, reszta działań nie jest nadmiernie skomplikowana. Wspólnicy muszą uzyskać NIP oraz REGON dla spółki, a także ewentualny wpis na liście czynnych podatników VAT (jeżeli podjęli taką decyzję lub status podatnika VAT jest obligatoryjny).
Zawarcie umowy spółki cywilnej podlega opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilno-prawnych. Niezbędne będzie również uiszczenie opłaty od pełnomocnictwa w przypadku działania przez pełnomocnika.
Wspólnicy spółki cywilnej muszą dodatkowo złożyć oświadczenie o wybranej formie opodatkowania, jeżeli chcą decydować się na ryczałt lub przychody ewidencjonowane.
Możliwość swobodnej zmiany składu osobowego jest jedną z cech charakterystycznych spółki cywilnej. Dlatego przedsiębiorca, zamiast zakładać spółkę, może przystąpić do już istniejącej umowy.
Wymagane jest jedynie złożenie oświadczeń woli przez wspólników mających prawo i obowiązek prowadzenia spraw spółki oraz wstępującego przedsiębiorcę. Uchwała może być podjęta w formie pisemnej, chyba że do majątku spółki wniesiono nieruchomość, wtedy konieczna będzie dochowanie formy aktu notarialnego, ponieważ przystępujący do spółki przedsiębiorca staje się współwłaścicielem nieruchomości.
Trzecią możliwością jest wniesienie przedsiębiorstwa jednoosobowej działalności jako wkładu niepieniężnego (aportu) do spółki cywilnej.
Przepisy definiują przedsiębiorstwo, jako zorganizowany zespół składników majątkowych służących prowadzeniu działalności gospodarczej. Będą to więc zarówno maszyny, samochody czy sprzęt IT, jak i prawa i wierzytelności. Dokładną listę składników przedsiębiorstwa należy wymienić w umowie spółki, a przedsiębiorca powinien zadeklarować podatek od czynności cywilno-prawnych od wnoszonego majątku.
Co istotne, wniesienie przedsiębiorstwa do spółki cywilnej nie jest opodatkowane podatkiem VAT. Przystępujący wspólnik będzie również musiał założyć nową KPiR oraz ewidencję środków trwałych i wyposażenia. Jeżeli jednoosobowa firma posługiwała się kasą fiskalną, może z niej dalej korzystać, ale konieczna będzie wymiana pamięci fiskalnej (chyba że kasa obsługiwała zapis papierowy kopii, wtedy podatnik musi wymienić kasę na nową).
O ile w przypadku klasycznego przekształcenia, co do zasady można mówić o sukcesji praw i obowiązków na formę docelową, o tyle zawiązanie spółki cywilnej przez indywidualnych przedsiębiorców jest procesem złożonym.
Jeżeli spółka cywilna powstaje od nowa, każdy z przedsiębiorców kontynuuje dotychczasowe współprace z kontrahentami. W takiej sytuacji nie ma też podstaw do przyjęcia odpowiedzialności solidarnej, więc każdy wspólnik będzie odpowiadał za swoje dotychczasowe zobowiązania samodzielnie.
W przypadku wniesienia przedsiębiorstwa aportem sytuacja ulega jednak zmianie i całość praw oraz obowiązków będzie przysługiwała od tej pory wszystkim wspólnikom. W rozumieniu przepisów prawa cywilnego mówimy wtedy o rozporządzeniu przedsiębiorstwem w myśl art. 552 k.c., co z kolei rodzi solidarną odpowiedzialność wspólników na gruncie art. 554 k.c.
Zmiana prowadzonej działalności jednoosobowej w spółkę cywilną jest odważnym krokiem, który wiąże się z koniecznością współpracy z pozostałymi wspólnikami. W Polsce spółka cywilna nadal cieszy się ogromną popularnością i nie da się ukryć, że ma ona sporo zalet.
Do najważniejszych zaliczymy prosty proces zakładania i niskie koszty funkcjonowania spółki. Dodatkowym plusem jest pojedyncze opodatkowanie wspólników podatkiem PIT (sama spółka nie jest podatnikiem). Dużą zaletą jest otwarcie sobie drogi przez przedsiębiorców do dalszych przekształceń. Spółka cywilna może zmienić formę na dowolną inną, a w przypadku spółki jawnej stosuje się procedurę uproszczoną.
Co zatem może zniechęcać do wyboru tego rozwiązania? Przede wszystkim spółka cywilna nie jest podmiotem prawa, to wspólnicy występują w jej imieniu. Jest to forma prowadzenia działalności, która raczej nie sprawdzi się do biznesu o dużym rozmachu i wysokim ryzyku, z uwagi na nieograniczoną odpowiedzialność wspólników za zobowiązania.
Aby móc jednoznacznie odpowiedzieć na pytanie o opłacalność cywilno-prawnej formy prowadzenia działalności gospodarczej, każdą sytuację należy oceniać indywidualnie zarówno pod kątem prawnym, biznesowym, jak i podatkowym.
