Przekształcenie spółki cywilnej może prowadzić do zmiany formy prowadzenia działalności gospodarczej nie tylko w spółkę osobową lub działalność jednoosobową, ale także spółkę kapitałową prawa handlowego. Takim podmiotem jest między innymi spółka z ograniczoną odpowiedzialnością.
To daleko idąca zmiana, ponieważ spółki kapitałowe są „pełnowymiarowymi” osobami prawnym, a ich prowadzenie pociąga za sobą konieczność zachowania daleko idącego formalizmu. Jak wygląda przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i kiedy może okazać się opłacalne?
Spółka z o.o. jest jedną z najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Przemawia za tym zarówno niski kapitał początkowy, potrzebny do założenia tej osoby prawnej, jak i bardzo szerokie możliwości działania. Zgodnie z kodeksem spółek handlowych, spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością można założyć w każdym celu prawnie dopuszczalnym.
Założycielem może być zarówno osoba fizyczna (także działająca w pojedynkę), osoba prawna, jak i ułomna osoba prawna. Jedynym wyjątkiem jest brak możliwości rejestracji spółki z o.o. wyłącznie przez inną, jednoosobową spółkę z o.o.
Wspólnicy, decydując się na prowadzenie działalności w tej właśnie formie, mają w zamiarze ograniczenie odpowiedzialności za długi spółki i bardzo często taki wybór okazuje się najwłaściwszy z punktu widzenia ewentualnego postępowania sądowego i dalszej egzekucji.
Przyjrzyjmy się procesowi rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Można wyróżnić w nim cztery, zasadnicze etapy.
Pierwszym z nich jest podpisanie umowy spółki lub aktu założycielskiego. Wszystkie czynności muszą zostać dokonane przez notariusza i (w przeciwieństwie do np. spółki jawnej) pominięcie tej formalności jest niemożliwe. Niedochowanie postaci aktu notarialnego skutkuje nieważnością umowy, chyba że założyciele zdecydowali się na internetowy tryb zakładania podmiotu. Nie zawsze będzie to rozwiązanie korzystne z uwagi na małą elastyczność wzorca.
Drugi etap rejestracji obejmuje wniesienie wkładu do spółki. Podobnie jak w przypadku innych postaci prowadzenia działalności gospodarczej, może mieć on charakter pieniężny lub niepieniężny. Wniesienia wkładu na pokrycie kapitału zakładowego należy dokonać przed złożeniem wniosku o wpis do KRS. Umowa spółki powinna dokładnie określać, jaką wartość ma wkład wniesiony przez każdego ze wspólników.
Trzeci etap to powołanie członków organów spółki z o.o. Zawsze będzie to zarząd i zgromadzenie wspólników. Są one obligatoryjne bez względu na wysokość kapitału zakładowego. Dodatkowo, wspólnicy mogą zadecydować o powołaniu rady nadzorczej albo komisji rewizyjnej. Są to organy fakultatywne, chyba że kapitał spółki przekracza pół miliona złotych, a wspólników jest więcej niż 25.
Organy powoływane są w akcie notarialnym (lub akcie założycielskim), na mocy uchwały zgromadzenia wspólników albo w drodze decyzji wspólników, którym przyznano w umowie stosowną prerogatywę.
Czwartym etapem jest złożenie wniosku rejestracyjnego na odpowiednim formularzu oraz dochowanie niezbędnych formalności (np. aktualizacja danych w Urzędzie Skarbowym lub uzyskanie statusu podatnika VAT).
Na skutek przekształcenia, spółce z ograniczoną odpowiedzialnością przysługują wszystkie prawa i obowiązki, które dotyczyły spółki cywilnej. Wspólnicy nie muszą więc rozwiązywać umów z kontrahentami, ani nawet podpisywać aneksów. Zasada kontynuacji rozciąga się zarówno na aspekty pracownicze (umowy z pracownikami), jak i prawno-podatkowe. Podatkowe prawa i obowiązki spółki cywilnej nie są jednak kontynuowane w przypadku, kiedy na gruncie przepisów jest to niemożliwe (np. nie można opodatkować spółki kapitałowej podatkiem PIT, ale musi być to CIT).
Sukcesja obejmuje także numery NIP i REGON, jak również wszelkie koncesje, uprawnienia i licencje, chyba że ustawa lub decyzja określająca uprawnienia wskazują inaczej.
Kodeks spółek handlowych przewidują dwa tryby przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Do zmiany formy prowadzenia działalności może dojść po wdrożeniu uproszczonego lub pełnego trybu przekształcenia.
Podstawowym trybem przekształcenia jest tryb uproszczony i to on jest najczęściej stosowany w praktyce. Ma zastosowanie w sytuacji modelowej, kiedy wspólnicy nie zmodyfikowali umowy spółki cywilnej pod kątem podmiotów upoważnionych do reprezentacji i prowadzenia spraw spółki (co do zasady prawo to przysługuje każdemu wspólnikowi). Jakie są charakterystyczne cechy uproszczonego trybu przekształcenia?
Do uproszczonego trybu stosuje się przepisy o trybie pełnym, z zastrzeżeniem powyższych zmian. Dzięki zastosowaniu wskazanych uproszczeń, dokonanie przekształcenia jest szybsze, prostsze i tańsze, a także mniej sformalizowane.
Jeżeli nie wszyscy wspólnicy spółki cywilnej mają prawo do prowadzenia spraw spółki, konieczne staje się wdrożenie trybu pełnego. Występuje on w sytuacji, kiedy umowa spółki cywilnej została zmieniona w stosunku do wzorca kodeksowego. Można więc powiedzieć, że stanowi pewnego rodzaju wyjątek od reguły. Jak przebiega pełny tryb przekształcenia?
Procedurę należy rozpocząć od przygotowania planu przekształcenia. Jego składniki oraz niezbędne załączniki zostały szczegółowo wymienione w art. 558 k.s.h. Do najważniejszych z nich należy zaliczyć: określenie wartości bilansowej majątku spółki przekształcanej, projekt uchwały w sprawie przekształcenia, projekt umowy spółki z o.o., sprawozdanie finansowe.
Z dniem 1 marca 2020 roku wszedł w życie przepis, który wyłącza obowiązek sporządzenia opinii przez biegłego rewidenta w przypadku innych przekształceń niż w spółkę akcyjną.
W dalszej kolejności, wspólnicy muszą podjąć uchwałę w sprawie przekształcenia z zachowaniem formy aktu notarialnego oraz zawrzeć umowę docelowej spółki.
Ostatnim etapem jest złożenie wniosku do sądu rejestrowego o wpisanie nowopowstałej spółki z o.o. do KRS. W dniu wpisu spółka kapitałowa zyskuje osobowość prawną, a jednocześnie spółka cywilna przestaje istnieć. Wspólnicy spółki cywilnej powinni złożyć stosowny wniosek o wykreślenie spółki cywilnej z rejestru. Należy także pamiętać o ogłoszeniu przekształcenia w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.
Dosyć popularną formą prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce jest połączenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością ze spółką komandytową. Jaki jest cel takiego rozwiązania?
Spółka z o.o. komandytowa składa się z komplementariusza (spółki z o.o.) oraz komandytariusza, którym bardzo często jest wspólnik tej spółki. Taka konstrukcja pozwala na wyłączenie odpowiedzialności wspólnika, który jednocześnie kumuluje w swoim ręku prawo do większości zysków. Rezygnuje on zazwyczaj z zarządzania spółką, ponieważ to prawo i obowiązek spoczywa na komplementariuszu.
Takie podwójne rozwiązanie do niedawna było korzystne również z podatkowego punktu widzenia, ponieważ spółka komandytowa (a zatem osobowa) płaciła PIT, a nie CIT. Opodatkowanie tej formy prowadzenia działalności także podatkiem dochodowym od osób prawnych, czyni to rozwiązanie mniej opłacalnym i jego wybór powinien być poprzedzony konsultacjami z prawnikiem lub doradcą podatkowym.
Spójrzmy globalnie na spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością i odpowiedzmy na pytanie, co przemawia za wybraniem akurat tej formy działalności gospodarczej:
Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę z o.o. pociąga za sobą doniosłe skutki prawne i powinno być poprzedzone sporządzeniem niezbędnych procedur compliance. Pozwolą one na zachowanie zgodności z prawem i dobrymi obyczajami działań spółki, zarówno tych skierowanych na zewnątrz, do kontrahentów, jak i do wewnątrz, w ramach relacji między wspólnikami.
Wszelkie zmiany należy dobrze przemyśleć, z uwzględnieniem uwarunkowań ekonomiczno-gospodarczych danego podmiotu i preferowanego sektora rynku.
