На національному рівні основним нормативним актом, що регулює запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму, є Закон від 1 березня 2018 року про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (Законодавчий вісник 2024 р., поз. 744 зі змінами), який імплементує чергові директиви ЄС щодо AML. Закон точно визначає перелік зобов’язаних установ (ст. 2), який включає, зокрема, банки, кредитні установи, страхові компанії, брокерські будинки, обмінні пункти, посередників у торгівлі нерухомістю, а також представників вільних професій, таких як адвокати, юрисконсульти та нотаріуси.

Усі ці суб’єкти зобов’язані застосовувати процедури ідентифікації та верифікації клієнтів (включаючи бенефіціарних власників), моніторинг транзакцій та повідомлення про підозрілі транзакції. Центральним органом, що здійснює нагляд за системою AML у Польщі, є Генеральний інспектор фінансової інформації (GIIF), який діє в структурі Міністерства фінансів (ст. 8). GIIF має широкі повноваження, включаючи можливість вимагати інформацію від зобов’язаних установ, блокувати рахунки та зупиняти транзакції на термін до 96 годин, а в обґрунтованих випадках – передавати справи правоохоронним органам. Особливим інструментом прозорості є також Центральний реєстр бенефіціарних власників (CRBR), в якому всі компанії комерційного права зобов’язані розкривати дані осіб, які фактично здійснюють контроль над суб’єктом. Порушення норм закону може призвести до серйозних наслідків – від адміністративних санкцій (ст. 147–150), таких як штрафи, що сягають еквіваленту 5 млн євро або 10% річного обігу, до кримінальної відповідальності (ст. 151–153), що включає, зокрема, позбавлення волі для осіб, відповідальних за порушення.

Процедури AML у Польщі

Впровадження процедур запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (AML) є обов’язком кожної зобов’язаної установи в розумінні Закону від 1 березня 2018 року. Ці процедури повинні бути адаптовані до виду діяльності, масштабу операцій та рівня виявленого ризику, згідно з принципом risk-based approach (ст. 27–31 Закону). Основою ефективної системи AML є розробка внутрішньої процедури зобов’язаної установи, що включає:

  • опис застосовуваних заходів фінансової безпеки щодо клієнтів, продуктів та каналів дистрибуції;
  • спосіб оцінки ризику та його категоризації;
  • порядок і терміни звітування до Генерального інспектора фінансової інформації (GIIF);
  • правила зберігання та захисту документації;
  • графік і обсяг навчання для співробітників.

Важливим елементом процедур AML є адаптація інтенсивності дій до рівня ризику – транзакції та відносини з підвищеним ризиком (наприклад, за участю суб’єктів з країн високого ризику, визначених FATF) вимагають застосування посилених заходів фінансової безпеки (enhanced due diligence). Процедура також повинна передбачати механізми постійної верифікації ефективності дій AML, включаючи внутрішні аудити та моніторинг змін у законодавстві та наглядових рекомендаціях. Відсутність оновлення процедур у відповідь на нові законодавчі обов’язки може бути розцінена наглядовими органами як порушення закону та призвести до адміністративних санкцій (ст. 147 Закону). Практика показує, що установи, які поєднують формальні законодавчі вимоги з реальним аналізом ризику, краще підготовлені до перевірок GIIF та менше схильні до неусвідомленої участі в процесах відмивання грошей.

Правила, що діють у Польщі

Правовою основою запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму в Польщі є Закон від 1 березня 2018 р. про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (Законодавчий вісник 2024 р., поз. 744 зі змінами), який імплементує директиви ЄС щодо AML. Закон визначає, зокрема, перелік зобов’язаних установ (ст. 2), до яких належать банки, кредитні установи, пункти обміну валют, брокерські контори, страхові компанії, посередники в торгівлі нерухомістю, а також представники деяких вільних професій, таких як адвокати, юрисконсульти та нотаріуси.

Серед ключових вимог, передбачених законом, є:

  • обов’язок оцінки ризику відмивання грошей та фінансування тероризму, що враховує, зокрема, характер діяльності, тип клієнтів та географічні зони;
  • обов’язок подання даних бенефіціарних власників до Центрального реєстру бенефіціарних власників (CRBR) з метою забезпечення прозорості структури власності господарських суб’єктів. Нагляд за дотриманням правил здійснює Генеральний інспектор фінансової інформації (GIIF), який має повноваження, зокрема, вимагати інформацію від зобов’язаних установ та накладати адміністративні санкції за порушення (ст. 147–150).

Обов’язки AML для підприємців

Ведення господарської діяльності в Польщі вимагає не лише знання податкових правил чи принципів ведення бухгалтерії, але й дотримання суворих вимог Закону про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму. Ці обов’язки є беззаперечними і поширюються не лише на фінансові установи, а й на низку суб’єктів з інших галузей. Нехтування цими вимогами може призвести до значних санкцій – від фінансових штрафів, що сягають мільйонів євро, через зупинення транзакцій, аж до позбавлення можливості ведення діяльності.

Ідентифікація та верифікація клієнта (KYC)

Принцип «Знай свого клієнта» (KYC) є основою системи AML. Його мета – переконатися, що підприємець дійсно знає, з ким веде справи, і може оцінити ризики, пов’язані з цими економічними відносинами. На практиці цей процес включає:

  • Підтвердження особи клієнта – у випадку фізичних осіб найчастіше на підставі паспорта або ID, а у випадку юридичних осіб – шляхом аналізу реєстраційних документів (наприклад, KRS, CEIDG).
  • Встановлення бенефіціарного власника – тобто особи, яка в кінцевому підсумку здійснює контроль над суб’єктом (наприклад, володіє понад 25% акцій чи часток).
  • Оцінка ризику клієнта – що включає, зокрема, аналіз країни походження, виду діяльності, історії співпраці чи джерел походження коштів.
  • Застосування посилених заходів безпеки (EDD) у випадку клієнтів з так званих юрисдикцій високого ризику або тих, хто веде діяльність у галузях, схильних до зловживань, наприклад, у секторі торгівлі дорогоцінними металами чи віртуальними валютами. Ретельна верифікація клієнта на етапі початку співпраці є ключовою, оскільки вона дозволяє мінімізувати ризик неусвідомленої участі в процесах відмивання грошей або фінансування тероризму.

Моніторинг транзакцій та звітність про підозрілі дії

Верифікація клієнта при укладенні договору – це лише початок. Закон про AML накладає на зобов’язані установи також обов’язок постійного моніторингу транзакцій протягом усіх економічних відносин. Це означає, що підприємець повинен:

  • Аналізувати, чи відповідають транзакції профілю клієнта та меті співпраці.
  • Верифікувати джерела походження коштів у разі нетипових транзакцій або тих, що відхиляються від стандартної активності клієнта.
  • Реагувати на транзакції, що перевищують поріг (наприклад, еквівалент 15 000 EUR), повідомляючи про них Генерального інспектора фінансової інформації (GIIF).
  • Подавати повідомлення про підозрілі транзакції (так званий SAR – Suspicious Activity Report) незалежно від суми операції, якщо є підстави підозрювати відмивання грошей чи фінансування тероризму. Повідомлення про транзакцію до GIIF не лише виконує законодавчу вимогу, а й може слугувати доказом належної обачності у разі можливої перевірки чи розслідування.

Значення внутрішніх процедур та навчання

Щоб ефективно виконувати обов’язки щодо AML, підприємці повинні впровадити внутрішні процедури, що визначають порядок ідентифікації клієнтів, моніторингу транзакцій, звітності та архівування даних. Також необхідно призначити особу, відповідальну за нагляд за дотриманням правил (MLRO – Money Laundering Reporting Officer). Не менш важливим є регулярне навчання співробітників, які щодня працюють з клієнтами та мають найбільшу можливість виявлення порушень. Відсутність знань у персоналу в цій сфері може призвести до ненавмисного порушення закону та наразити компанію на серйозні наслідки.

Реєстрація бенефіціарних власників

У Польщі кожна компанія, що є суб’єктом комерційного права, зобов’язана зареєструвати своїх бенефіціарних власників у Центральному реєстрі бенефіціарних власників (CRBR). Це означає, що ви повинні вказати осіб, які в кінцевому підсумку контролюють вашу компанію, тобто тих, хто володіє більше ніж 25% акцій або часток. Що потрібно зробити?

  • Встановити бенефіціарних власників – у випадку компаній ви повинні перевірити, хто є власником або контролює її діяльність.
  • Зареєструвати бенефіціарів у CRBR – після встановлення бенефіціарних власників ви повинні подати їх дані до публічного реєстру. У цьому реєстрі буде міститися інформація про фізичних осіб, які мають фактичний контроль над компанією.
  • Оновлювати дані в CRBR – якщо відбудуться зміни в структурі власності (наприклад, зміна власника компанії), дані в реєстрі необхідно оновити протягом 7 днів. Реєстрація бенефіціарних власників є важливим кроком у забезпеченні прозорості вашої компанії та відповідності законодавству.

Санкції за порушення – ризикувати не варто

Дотримання правил AML – це не лише юридичний обов’язок, а й основа безпеки та надійності компанії. Нехтування впровадженням відповідних процедур або ігнорування обов’язків, що випливають із Закону про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму, може призвести до значних наслідків – як фінансових, так і кримінальних. Польські правила передбачають широкий спектр санкцій, які можуть бути застосовані залежно від характеру та масштабу порушень. Вони включають адміністративні та фінансові штрафи, заборони на виконання функцій, а в крайніх випадках – кримінальну відповідальність, включаючи позбавлення волі для відповідальних осіб.

Адміністративні та фінансові санкції

Згідно зі ст. 147–150 Закону про AML, Генеральний інспектор фінансової інформації (GIIF) може накласти на зобов’язані установи та відповідальних осіб, зокрема:

  • Фінансові штрафи для компаній – до еквіваленту 5 млн євро або 10% річного обігу, якщо ця сума є вищою. Це стосується, зокрема, відсутності ідентифікації клієнта, не впровадження або неефективного застосування процедур AML, відсутності моніторингу транзакцій, неподання інформації про бенефіціарного власника до CRBR або неповідомлення про підозрілі транзакції.
  • Фінансові штрафи для фізичних осіб – до 20 868 500 злотих або еквіваленту 1 млн євро. Ця відповідальність поширюється, зокрема, на членів правління, уповноважених представників та призначених офіцерів з питань комплаєнсу (MLRO), які допустили недбалість у сфері AML.
  • Заборона на виконання керівних функцій – до одного року в підконтрольних суб’єктах, включаючи банки, фінансові установи, комерційні компанії та інвестиційні фірми.
  • Публічне оприлюднення інформації про порушення – так зване «naming and shaming», що може серйозно зашкодити репутації компанії та ускладнити співпрацю з бізнес-партнерами.
  • Відкликання ліцензії, дозволу або реєстрації – у ситуаціях, коли порушення мають серйозний або повторюваний характер.

Кримінальна відповідальність – ст. 153 Закону про AML та ст. 299 Кримінального кодексу У крайніх випадках, коли порушення мають умисний характер або пов’язані з фактичною участю у процесі відмивання грошей чи фінансування тероризму, застосовуються кримінальні положення.

  • Ст. 153 Закону про AML – передбачає кримінальну відповідальність за перешкоджання або унеможливлення виконання законодавчих обов’язків наглядовими органами, включаючи GIIF.
  • Ст. 299 Кримінального кодексу – криміналізує саме відмивання грошей, тобто дії, спрямовані на приховування походження коштів, отриманих злочинним шляхом. За такий злочин загрожує позбавлення волі від 6 місяців до 8 років, а у разі дії в організованій злочинній групі – покарання може бути ще суворішим.

Чому підприємець повинен діяти проактивно? Впровадження ефективних процедур AML та ретельне документування дій у цій сфері може захистити компанію від накладення найвищих штрафів. Крім того, згідно з законом, у разі перевірки GIIF може врахувати, чи зобов’язана установа негайно вжила заходів для усунення недоліків після їх виявлення – що може призвести до зниження розміру санкцій.

Комплексна юридична допомога у сфері AML

Дотримання правил AML (Anti-Money Laundering) – це не лише питання дотримання закону, а й відповідальності за захист компанії від ризиків, пов’язаних з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму. Сучасні правила AML накладають на підприємців низку обов’язків, які мають бути виконані для законної діяльності. Дотримання цих правил є особливо важливим для компаній, що працюють на міжнародних ринках, включаючи українських підприємців, які ведуть діяльність у Польщі. Нижче описано основні сфери, в яких юридична допомога у сфері AML може бути необхідною.

Аудит відповідності AML

Аудит відповідності правилам AML – це комплексна та детальна аналіза внутрішніх процедур та практик, що діють у компанії, щодо їх відповідності Закону від 1 березня 2018 року про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (Законодавчий вісник 2024 р., поз. 744 зі змінами). Його метою є не лише перевірка формальної відповідності закону, а й оцінка ефективності застосовуваних рішень у мінімізації ризику відмивання грошей та фінансування тероризму. Проведення аудиту дозволяє:

  • виявити потенційні невідповідності або недоліки, які могли б призвести до адміністративних, фінансових чи кримінальних санкцій;
  • ідентифікувати організаційні прогалини в сфері процедур KYC, моніторингу транзакцій чи звітності до GIIF;
  • оцінити готовність компанії до перевірок з боку наглядових органів, включаючи Генерального інспектора фінансової інформації.

Обсяг типового аудиту AML включає, зокрема:

  • Перегляд існуючих процедур – верифікація, чи процедури ідентифікації та верифікації клієнтів (KYC, CDD – customer due diligence), моніторингу транзакцій, застосування заходів фінансової безпеки та повідомлення про підозрілі та порогові транзакції відповідають вимогам закону та рекомендаціям GIIF.
  • Ідентифікація ризиків – оцінка рівня ризику, пов’язаного з клієнтами, продуктами, каналами дистрибуції та географічними зонами, з особливою увагою до ринків з підвищеним ризиком, зазначених у ст. 43 Закону про AML та рекомендаціях FATF.
  • Аналіз CRBR та бенефіціарних власників – перевірка, чи дані бенефіціарних власників правильно розкриті та оновлюються, а процедури верифікації структури власності є повними.
  • Оцінка навчання та обізнаності співробітників – перевірка, чи співробітники зобов’язаної установи регулярно проходять навчання у сфері AML, а ці знання застосовуються на практиці (ст. 52 Закону про AML).
  • Рекомендації та план виправлення – розробка детальних рекомендацій, що включають вдосконалення процедур, впровадження додаткових заходів фінансової безпеки або ІТ-інструментів для підтримки процесів AML, а також графік коригувальних дій. Проведення аудиту AML дає підприємцю відчутні переваги – мінімізує ризик порушень, полегшує виконання вимог контролю та дозволяє уникнути значних санкцій, включаючи ті, що передбачені ст. 147–153 Закону про AML. Це також важливий елемент побудови надійності компанії на ринку, особливо в регульованих секторах та при співпраці з міжнародними партнерами, які вимагають підтвердження високих стандартів відповідності.

Підготовка процедур AML та документації

Впровадження процедур AML є основою ефективної системи запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму на підприємстві. Відповідно до ст. 50 Закону від 1 березня 2018 року про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму (Законодавчий вісник 2024 р., поз. 744 зі змінами), кожна зобов’язана установа має обов’язок розробити та застосовувати внутрішню процедуру, яка регулює порядок дій у сфері ідентифікації клієнтів, моніторингу транзакцій, застосування заходів фінансової безпеки та повідомлення про підозрілі та порогові транзакції. Правильно підготовлені процедури та документація повинні включати щонайменше:

  • Індивідуальну політику AML – детальний документ, адаптований до характеру та масштабу діяльності компанії, що включає, зокрема, процеси ідентифікації клієнтів, аналіз ризику, процедури звітування до GIIF та правила поведінки у разі підозри на порушення. Вона повинна враховувати специфіку галузі, каналів дистрибуції та географічних зон, в яких діє компанія.
  • Політику KYC (Know Your Customer) – правила встановлення та верифікації особи клієнтів та бенефіціарних власників (у розумінні ст. 2, п. 2, пп. 1 Закону про AML). Документ повинен визначати, які документи та джерела інформації є прийнятними, як часто верифікація повинна оновлюватися та які дії вживати у випадку клієнтів з підвищеним ризиком (enhanced due diligence – EDD).
  • Операційні інструкції для співробітників – практичні покрокові інструкції, що описують процеси AML у повсякденній діяльності. Вони повинні бути сформульовані зрозуміло, щоб кожен співробітник міг ефективно провести ідентифікацію клієнта, оцінити ризик транзакції та знати, коли і яким чином повідомляти про підозрілу активність призначеній особі або підрозділу з питань AML.
  • Реєстри та форми AML – зразки документів та електронних форм, що використовуються для документування дій, пов’язаних з верифікацією клієнта, моніторингом транзакцій та повідомленням про підозрілі транзакції. Процедури AML повинні регулярно перевірятися та оновлюватися, щоб відповідати на:
  • зміни в національних та європейських правилах AML;
  • нові рекомендації GIIF, EBA чи FATF;
  • нові схеми зловживань та методи відмивання грошей, що з’являються в галузі;
  • зміни в профілі клієнтів або ринків, на яких діє компанія. Крім того, відповідно до ст. 52 Закону про AML, процедури повинні включати програму навчання для співробітників, щоб знання та застосування принципів AML стали елементом щоденної бізнес-практики. Відсутність актуальних та ефективних процедур може бути визнано наглядовими органами як серйозне порушення, що призводить до фінансових санкцій, а в крайніх випадках – до кримінальної відповідальності керівного складу.

Навчання AML – підвищення обізнаності та компетентності співробітників

Жодні процедури AML, навіть найкраще розроблені, не будуть ефективними, якщо співробітники не будуть їх знати та застосовувати на практиці. З цієї причини ст. 52 Закону від 1 березня 2018 р. про запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму накладає на зобов’язані установи обов’язок організовувати регулярні навчання для осіб, що виконують обов’язки, що випливають із закону. Добре спланована програма навчання повинна:

  • Охоплювати весь персонал – навчання з AML стосується не лише відділу комплаєнсу, а й співробітників відділів продажів, обслуговування клієнтів, бухгалтерії та керівництва. Кожен, хто контактує з клієнтом або бере участь у транзакційному процесі, повинен знати основні принципи запобігання відмиванню грошей.
  • Поєднувати теорію з практикою – крім обговорення положень Закону про AML, навчання має містити приклади реальних сценаріїв (case studies), аналіз типових попереджувальних сигналів та вправи з розпізнавання підозрілих транзакцій.
  • Навчати внутрішнім процедурам – співробітники повинні знати, як діяти відповідно до прийнятої в компанії процедури AML, зокрема, кому і як повідомляти про сумніви чи підозрілі дії.
  • Враховувати зміни в законодавстві – навчання повинно оновлюватися у відповідь на зміни в регулюванні, нові рекомендації GIIF чи FATF та нові схеми зловживань. Навчання може проводитися у формі:
  • стаціонарних семінарів;
  • електронних курсів з тестуванням знань;
  • циклічних вебінарів, що обговорюють зміни в правилах та ринковій практиці. Регулярне навчання співробітників не лише мінімізує ризик помилок та порушень, а й є важливим аргументом у разі можливої перевірки наглядових органів – доказом того, що компанія справді дбає про дотримання правил та проактивно запобігає відмиванню грошей.

Чому варто скористатися послугами професіоналів?

Дотримання правил AML (запобігання відмиванню грошей та фінансуванню тероризму) – це ключовий елемент ведення бізнесу, який допомагає захистити компанію від фінансових та репутаційних ризиків. Відповідність правилам AML – це не лише юридичний обов’язок, а й важливий інструмент у побудові довіри та стабільності компанії в довгостроковій перспективі. Компанії, які дбають про дотримання правил AML, отримують впевненість у тому, що їхня діяльність відповідає вимогам законодавства, що дозволяє уникнути ризику накладення фінансових штрафів та інших санкцій. Крім того, впровадження відповідних процедур допомагає мінімізувати ризик, пов’язаний з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму, захищаючи компанію від незаконних дій, які можуть вплинути на її операційну діяльність та репутацію. Дотримання правил AML також сприяє покращенню іміджу компанії, показуючи її як відповідальну та прозору в очах клієнтів, бізнес-партнерів та фінансових установ. У довгостроковій перспективі організації, що дотримуються цих правил, здобувають довіру на ринку, що полегшує налагодження та підтримку ділових відносин.

Знання польського права та підтримка українською мовою

Розуміння польської правової системи та правил AML є ключовим для іноземних компаній, особливо тих, що тільки починають діяльність на польському ринку. Юридична компанія, маючи досвід роботи з підприємцями з України, надає підтримку українською мовою, що усуває мовні бар’єри та полегшує розуміння складних правових норм.

  • Допомога українською мовою – проведення навчань, переклад документації та юридичне консультування українською, що дозволяє повністю зрозуміти обов’язки, що випливають із правил AML.
  • Адаптація правил до специфіки українського ринку – врахування специфічних вимог українських підприємців у Польщі, включаючи адаптацію процедур та політик KYC до транскордонної діяльності.

Переваги дотримання правил AML

Дотримання правил AML – це ключовий елемент управління ризиками, який приносить переваги як у правовому, так і в операційному контексті. Ось основні переваги впровадження відповідних процедур:

  • Уникнення фінансових та адміністративних санкцій: Компанії, які не дотримуються правил AML, можуть бути оштрафовані значними фінансовими штрафами, що можуть сягати до 5 мільйонів євро для компаній, а для фізичних осіб – до 20 868 500 злотих. Регулярні аудити та правильно впроваджені процедури дозволяють уникнути цих санкцій.
  • Покращення іміджу компанії: Дотримання правил AML підвищує прозорість компанії, що будує її репутацію в очах клієнтів, бізнес-партнерів та фінансових установ. Компанії, що демонструють відповідність правилам, сприймаються як відповідальні та надійні, що є ключовим на конкурентному ринку.
  • Захист від фінансової злочинності: Впровадження відповідних процедур дозволяє моніторити транзакції та ідентифікувати потенційні загрози, пов’язані з відмиванням грошей та фінансуванням тероризму. Завдяки цьому компанія захищена від ризику стати неусвідомленим учасником незаконних дій.
  • Підвищення операційної ефективності: Добре управління процедурами AML впливає на оптимізацію внутрішніх процесів та покращує контроль над транзакціями. Систематичний моніторинг дій клієнтів та належна підготовка документації дозволяють краще управляти ризиками, що покращує загальну ефективність компанії.
  • Підвищення довіри інвесторів та клієнтів: Компанії, що дотримуються правил AML, здобувають довіру з боку інвесторів та клієнтів, що сприяє довгостроковому розвитку бізнесу. Натомість, невідповідність правилам може призвести до втрати довіри та ділових партнерств.

Подбайте про відповідність вашої компанії правилам AML

Відповідність правилам AML – це ключовий елемент відповідального управління компанією. Завдяки впровадженню відповідних процедур підприємці отримують не лише впевненість у тому, що діють згідно з чинним законодавством, а й захищають свій бізнес від фінансових, репутаційних та правових ризиків. Дотримання правил AML дозволяє уникнути значних фінансових та адміністративних санкцій, покращує імідж компанії та підвищує довіру з боку фінансових установ та клієнтів. Крім того, належне управління процедурами запобігання відмиванню грошей забезпечує захист від потенційного залучення компанії до незаконних дій, що має значний вплив на довгострокову стабільність та безпеку підприємства. Впровадження процедур AML та систематичний моніторинг дотримання правил є необхідним кроком для забезпечення прозорості та безпеки будь-якої господарської діяльності.

RPMS юридична фірма

Staniszewski & Partners

ul. Mickiewicza 22/8
60-836 Познань